工商時報周刊 ─《工商書摘》─ 中華民國97年2月3日

※ 本文為【早上三小時完成一天工作】之精華書摘,摘錄自本書第一百二十二頁。


書名:早上三小時完成一天工作
作者:箱田忠昭,Hakoda Tadaaki
出版:春光出版公司



所謂的「時間管理」,簡單扼要的說,就是巧妙地運用時間,排除掉不必要、浪費的事件。「不必要的時間」也就是「時間小偷」,為了排除這些不必要的事件,可用以下的十五個方法來處理。

(1) 將「日常例行事務」集中後,一口氣完成

每天必須得處理的事情,譬如:像例行會議,郵寄物的處理,與小組成員開會討論當日的行事曆,或者是寫回信等,日常性、經常性的工作內容,也就是預先把處理「日常事務」的時間預給決定好。
亦即是說,將早上九點開始至十點左右的時間,訂為處理日常事務的時間。並且,先將必須處理的工作列成清單,將這分清單放在隨手可取的地方,然後從第一項開始進行處理。
只要能養成這樣的習慣,便可預防沒經考慮的突發之舉,還可以預防該做的沒做,而導致後來引起麻煩問題的風波。

(2) 重要的工作在「中午之前」處理好

這個意思是說,在頭腦的活動處於最佳狀況的時候,去處理最重要的工作。
基本上來說,起床後的三個小時到六個小時的這段時間,是頭腦的活動最為活潑的時候。
這通常是指中午之前的時段,因此,最好是將最困難的工作、最重要的工作、最大型的工作等,設定在中午之前去處理。
而後,將一些頭腦無須太大負擔、不太重要的工作,分配給下午的時間,這才是上上之策。

(3) 所有的工作都要「設定處理期限」

從心理學上的觀點來說,將所有的工作設定期限,是一個可以提高工作效率及生產性的好方法。理由何在呢,因為只要設定了期限,人就能夠朝著那個方向,傾注所有的努力以期在時間內完成。
假使你將工作交給某人時說:「隨時都行,有空時請處理一下!」那很可能始終都無法完成。但只要設定了一個「某月某日某時之前要完成」的明確期限,他便會將此視為一個義務,並且對何時必須要完成的期限有所掛心。

我來說個有關拿破崙的小故事。拿破崙手上有個非常非常重要的工作,於是他喚來副官,命令副官去指派某個人來處理這件事情。
副官恭謹地說:「是,遵命。那麼我去找個有空的人,叫他去做這件事!」
拿破崙一聽,勃然大怒,並說了以下的話:「你在胡說什麼啊!不是找手上有空的,而是要把這件事交給最忙的去做!
因為最忙的人應該是最懂得如何巧妙的去管理時間,所以也應該會在期限內完成工作。手上沒工作的人,都是用那種哪天再來處理的態度,所以總是無法遵守期限!」

(4) 從較困難的工作開始處理

每個人的手上一定會有一些,較困難的工作、不想做的工作、無趣的工作、但卻不得不做的重要工作。
如果把工作往後拖延的話,這件事卻老是占據在腦子裡:「不趕緊處理不行,遲了可該怎麼辦?!」搞得自己情緒不安,連創造力和工作能力也都減退了不少。
就算把不得不做的工作往後延,也不會讓你變得更輕鬆。這並不是要你「先憂後樂」,而是要去養成一個,先把困難的工作處理完成,然後再慢慢的去處理較輕鬆的工作的習慣。

(5) 簡單的工作可以擺到後頭再處理

人往往傾向於先去處理如,現在不馬上去做也無所謂的小事,或是不太重要的事情等這些較為輕鬆的工作。
不過,最好盡量養成把這種的較簡單的工作擺到後頭去處理的習慣。而往往這種所謂的「問題」的工作,幾乎百分之八十都是只要放置一段時間後,便自然而然的解決掉了。

(6) 總檢點「時間的障礙物」

倘若你總是無法巧妙的去管理時間,那麼就必須徹底的調查到底原因是什麼。
譬如說,如果經常會睡過頭,那原因何在呢?是不是前一晚看電視看得太晚了,還是晚上小酌時超過量了。
分析出可能成為此原因的障礙物之後,最重要的還是,要努力去排除、解決這個問題。
譬如說,如果你經常會被那種突然跑來拜訪的推銷員,奪走了寶貴的時間,那麼就得好好思考,該如何做才能排除這種出其不意的推銷拜訪。
你可以訂出一個像是,幾點到幾點為止是會客的時間。或者是,跟同事講好,只要客談超過十分鐘的話,請同事用「會議要開始了」的方法打斷來客的長舌。
諸如此類,請同事幫忙倒也不失為一個好法子。
總之,將「時間小偷」的原因逐一分析後,再針對這些原因擬出對策才是重點所在。

(7) 創意點子最好是固定紀錄在同一個地方

有時候在搭車或是走路這種意想不到的時刻裡,突然靈機一動的浮現出創意點子。不過,就算你想去記住剛剛想起的點子,等你抵達公司時大概都已經忘的差不多了。
因此,要養成一個習慣,只要創意點子一浮現,就馬上紀錄下來。
這時呢,比方說可以在記事本的每日計畫中設置一個「創意欄位」,養成一個把你所想到的任何事情寫入創意欄的習慣。這麼一來,就不會輕易忘記了。
沒寫下來的事情總是容易遺忘,這就是我們身為人類的一種壞習性。
然後,將所寫下來的創意點子做定期性的點檢,能夠去實行的東西便盡力實行。
養成一個把所有靈機一動的點子寫下來的習慣。藉由此舉,我們不但能防止因忘記而引起煩躁不安的情緒,而且對創意點子的整理也有不小的幫助。

(8) 工作一定要處理到「剛好可停手的段落」

假使你正在看書,看到文章中途卻跑去處理其他的工作的話,下回再繼續閱讀時大概又得從頭開始看起了。
因此,當你要進行下一個工作時,不管是文書資料、書籍或是工作,一定要養成一個習慣,在正好可以作為一個段落之處將工作結束。
倘若你能養成盡量將工作在告一個段落時結束的習慣,那麼,就不會忘記前後的脈絡,或是失去全體性的展望等。此外,還可以避免因為要習慣新工作,而浪費掉的時間。 

(9) 要經常去設定「休憩時間」

這個動作與第三項的「所有的工作都要設定處理期限」可說是互通聲氣。比方說,事先決定好一到三點就喝個茶、吃個點心休息一下。因為這個動作能讓你訂出一個,在三點之前盡量去完成大部分的事情的目標。
然後,從三點到三點十分,休息十分鐘之後,再去決定下一個要休息的時間。在這段時間內,盡可能的去設定許多目標,決定出每項工作的處理順序。
就像這樣,長時間的工作一定要作分割,然後定出短暫的休憩時間。
另外,如果遇到工作的預定進度不如己意,或是必須互相討論的事情,而對方一直無法挪出時間,又或是討論必須要用到的資料無法準備妥當等的種種狀況時,無須猶豫,馬上就把那個時候當成休憩的時間。
亦或是將那些準備資料的十分鐘之前置時間,拿去處理其他的工作。也就是說,把十分鐘可以處理的工作列成清單,若空餘時間可以去處理那些清單上的工作的話,當然就可以更有效率的活用時間了。

(10) 能夠委任他人處理之事,便交由他人負責

盡量將日常例行公事等的工作,交由部屬去處理。因此,必須將應交付給部屬的工作列成清單,將會讓工作在分配時,進行的較為快速。
其次,盡量養成一個習慣,他人能夠處理的事情,便委任他人去處理。因為這個動作,能夠讓你避免與同僚、部屬,重複處理相同的工作,或是忘記去處理。

(11) 無意義的閒聊要斷然說「不」

人生苦短,時間有限。所以,當旁人前來盜取你的寶貴時間時,要懂得斷然的說「不!」。
譬如說,你正在寫報告,忙的焦頭爛額之際,他人卻跑來盜取你的時間,聊一些無關痛癢的話;像是,前幾天職業棒球的比賽結果啦、相撲的比賽結果啦等等,就是屬於這種無意義的閒聊。
這時,若是意志較弱的人,就會不得已的與他人大聊了起來。但是,如果你學會對對方斷然的說:「不」,並告訴對方:「三點之前我必須繳出這分報告不可,所以待會兒再聊吧!」
這麼一來,應該就可以排除掉「時間小偷」的拜訪了。

(12) 「今日事今日畢」

當你回到家中,打算處理一些未完成的工作時,倘若工作的環境並非整然有序,大多結果就會變成看看電視,或是被老婆派去跑腿買東西,或是喝點小酒後就睡著的這些情況吧。
就算是你打算在看完想看的電視節目後,再去處理工作,但卻已是夜半時分了,結果是什麼事都沒做的一個晚上就結束了。這樣的經驗,我想,任何人都有過一次或兩次吧。
結果是,即使有些勉強也要留在公司加班,把工作全部處理完,這反而還比較有效率。從時間管理的層面來看,處理工作時所花費的時間,必須要和花在家庭上,或是花在閒暇上的時間明確清楚的做出畫分。

(13) 不要太過吹毛求疵的要求完美

有一種人是,不管做任何事情,若不全部完成就會耿耿於懷的神經質型的人。這種人即使是看書,如果不從頭到尾讀完的話,大概就無法平心靜氣。
不過,假使你是為了求得知識而去閱讀書籍,其實,只要閱讀能夠獲取知識的部分文章也就可以了。這時候,跳著閱讀的重要部分就非常足夠你使用了。一些比較不重要的部分文章可以省略不讀。
在工作方面亦是同樣道理,要去養成一個只處理必要的工作之習慣。

(14) 把每天的工作目標設定在「能力範圍之內」

據說壓力這種東西是,只要工作不順遂、無法順利完成時,就會莫名的產生。
換句話說,壓力並不是因為疲勞或其他因素所造成的,而是因為事情沒去處理,或是事情無法處理等等原因,導致心中有太多亂七八糟的心緒、煩惱而產生的結果。
情緒不安或壓力是由於,某些無法估計可行性、可能性的困難問題,或是束手無策的大型課題所造成的。
因此,只要能將每日的工作目標,設定在可能實行的範圍之內,便能獲得令人滿足的達成就感,也就是說,這種「終於做完了」的安心感,是能夠紓解壓力、減輕壓力的。
所以,要養成一個習慣,在每天下班回家前,至少要帶著一個「今日事已今日畢」的心情再回家去。這麼一來,因為工作尚未完成的因素,所引起的壓力和疲勞,也就可以煙消雲散了。

(15) 即使延遲動手的時間也必須去做之事

不詳加考慮就貿然行事的話,一定會造成重新處理的後果,結果有可能反而多花了兩倍或三倍的時間,去處理同樣的一件事。所以說,規畫好計畫之後再去行動,是極其重要的步驟。
況且,很少有事情真的會緊急到,連思考決定的時間都沒有的程度。

當然,如果目標非常明確、也很瞭解應採取的手段時,當下就必須下決定,並且馬上進行。
因此,經過思考之後再行動的這件事情,並不是要你花很長的時間去思考,而是盡量去養成短且有效率的思考時間的習慣,這才是重點所在。而這樣的能力,可說是管理時間的達人們,所擁有的共通點。


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