工商時報周刊 ─《工商書摘》─ 中華民國97年2月3日
※ 本文為【早上三小時完成一天工作】之精華書摘，摘錄自本書第一百二十二頁。
書名：早上三小時完成一天工作
作者：箱田忠昭，Hakoda Tadaaki
出版：春光出版公司
所謂的「時間管理」，簡單扼要的說，就是巧妙地運用時間，排除掉不必要、浪費的事件。「不必要的時間」也就是「時間小偷」，為了排除這些不必要的事件，可用以下的十五個方法來處理。
(1) 將「日常例行事務」集中後，一口氣完成
每天必須得處理的事情，譬如：像例行會議，郵寄物的處理，與小組成員開會討論當日的行事曆，或者是寫回信等，日常性、經常性的工作內容，也就是預先把處理「日常事務」的時間預給決定好。
亦即是說，將早上九點開始至十點左右的時間，訂為處理日常事務的時間。並且，先將必須處理的工作列成清單，將這分清單放在隨手可取的地方，然後從第一項開始進行處理。
只要能養成這樣的習慣，便可預防沒經考慮的突發之舉，還可以預防該做的沒做，而導致後來引起麻煩問題的風波。
(2) 重要的工作在「中午之前」處理好
這個意思是說，在頭腦的活動處於最佳狀況的時候，去處理最重要的工作。
基本上來說，起床後的三個小時到六個小時的這段時間，是頭腦的活動最為活潑的時候。
這通常是指中午之前的時段，因此，最好是將最困難的工作、最重要的工作、最大型的工作等，設定在中午之前去處理。
而後，將一些頭腦無須太大負擔、不太重要的工作，分配給下午的時間，這才是上上之策。
(3) 所有的工作都要「設定處理期限」
從心理學上的觀點來說，將所有的工作設定期限，是一個可以提高工作效率及生產性的好方法。理由何在呢，因為只要設定了期限，人就能夠朝著那個方向，傾注所有的努力以期在時間內完成。
假使你將工作交給某人時說：「隨時都行，有空時請處理一下！」那很可能始終都無法完成。但只要設定了一個「某月某日某時之前要完成」的明確期限，他便會將此視為一個義務，並且對何時必須要完成的期限有所掛心。
我來說個有關拿破崙的小故事。拿破崙手上有個非常非常重要的工作，於是他喚來副官，命令副官去指派某個人來處理這件事情。
副官恭謹地說：「是，遵命。那麼我去找個有空的人，叫他去做這件事！」
拿破崙一聽，勃然大怒，並說了以下的話：「你在胡說什麼啊！不是找手上有空的，而是要把這件事交給最忙的去做！
因為最忙的人應該是最懂得如何巧妙的去管理時間，所以也應該會在期限內完成工作。手上沒工作的人，都是用那種哪天再來處理的態度，所以總是無法遵守期限！」
(4) 從較困難的工作開始處理
每個人的手上一定會有一些，較困難的工作、不想做的工作、無趣的工作、但卻不得不做的重要工作。
如果把工作往後拖延的話，這件事卻老是占據在腦子裡：「不趕緊處理不行，遲了可該怎麼辦？！」搞得自己情緒不安，連創造力和工作能力也都減退了不少。
就算把不得不做的工作往後延，也不會讓你變得更輕鬆。這並不是要你「先憂後樂」，而是要去養成一個，先把困難的工作處理完成，然後再慢慢的去處理較輕鬆的工作的習慣。
(5) 簡單的工作可以擺到後頭再處理
人往往傾向於先去處理如，現在不馬上去做也無所謂的小事，或是不太重要的事情等這些較為輕鬆的工作。
不過，最好盡量養成把這種的較簡單的工作擺到後頭去處理的習慣。而往往這種所謂的「問題」的工作，幾乎百分之八十都是只要放置一段時間後，便自然而然的解決掉了。
(6) 總檢點「時間的障礙物」
倘若你總是無法巧妙的去管理時間，那麼就必須徹底的調查到底原因是什麼。
譬如說，如果經常會睡過頭，那原因何在呢？是不是前一晚看電視看得太晚了，還是晚上小酌時超過量了。
分析出可能成為此原因的障礙物之後，最重要的還是，要努力去排除、解決這個問題。
譬如說，如果你經常會被那種突然跑來拜訪的推銷員，奪走了寶貴的時間，那麼就得好好思考，該如何做才能排除這種出其不意的推銷拜訪。
你可以訂出一個像是，幾點到幾點為止是會客的時間。或者是，跟同事講好，只要客談超過十分鐘的話，請同事用「會議要開始了」的方法打斷來客的長舌。
諸如此類，請同事幫忙倒也不失為一個好法子。
總之，將「時間小偷」的原因逐一分析後，再針對這些原因擬出對策才是重點所在。
(7) 創意點子最好是固定紀錄在同一個地方
有時候在搭車或是走路這種意想不到的時刻裡，突然靈機一動的浮現出創意點子。不過，就算你想去記住剛剛想起的點子，等你抵達公司時大概都已經忘的差不多了。
因此，要養成一個習慣，只要創意點子一浮現，就馬上紀錄下來。
這時呢，比方說可以在記事本的每日計畫中設置一個「創意欄位」，養成一個把你所想到的任何事情寫入創意欄的習慣。這麼一來，就不會輕易忘記了。
沒寫下來的事情總是容易遺忘，這就是我們身為人類的一種壞習性。
然後，將所寫下來的創意點子做定期性的點檢，能夠去實行的東西便盡力實行。
養成一個把所有靈機一動的點子寫下來的習慣。藉由此舉，我們不但能防止因忘記而引起煩躁不安的情緒，而且對創意點子的整理也有不小的幫助。
(8) 工作一定要處理到「剛好可停手的段落」
假使你正在看書，看到文章中途卻跑去處理其他的工作的話，下回再繼續閱讀時大概又得從頭開始看起了。
因此，當你要進行下一個工作時，不管是文書資料、書籍或是工作，一定要養成一個習慣，在正好可以作為一個段落之處將工作結束。
倘若你能養成盡量將工作在告一個段落時結束的習慣，那麼，就不會忘記前後的脈絡，或是失去全體性的展望等。此外，還可以避免因為要習慣新工作，而浪費掉的時間。
(9) 要經常去設定「休憩時間」
這個動作與第三項的「所有的工作都要設定處理期限」可說是互通聲氣。比方說，事先決定好一到三點就喝個茶、吃個點心休息一下。因為這個動作能讓你訂出一個，在三點之前盡量去完成大部分的事情的目標。
然後，從三點到三點十分，休息十分鐘之後，再去決定下一個要休息的時間。在這段時間內，盡可能的去設定許多目標，決定出每項工作的處理順序。
就像這樣，長時間的工作一定要作分割，然後定出短暫的休憩時間。
另外，如果遇到工作的預定進度不如己意，或是必須互相討論的事情，而對方一直無法挪出時間，又或是討論必須要用到的資料無法準備妥當等的種種狀況時，無須猶豫，馬上就把那個時候當成休憩的時間。
亦或是將那些準備資料的十分鐘之前置時間，拿去處理其他的工作。也就是說，把十分鐘可以處理的工作列成清單，若空餘時間可以去處理那些清單上的工作的話，當然就可以更有效率的活用時間了。
(10) 能夠委任他人處理之事，便交由他人負責
盡量將日常例行公事等的工作，交由部屬去處理。因此，必須將應交付給部屬的工作列成清單，將會讓工作在分配時，進行的較為快速。
其次，盡量養成一個習慣，他人能夠處理的事情，便委任他人去處理。因為這個動作，能夠讓你避免與同僚、部屬，重複處理相同的工作，或是忘記去處理。
(11) 無意義的閒聊要斷然說「不」
人生苦短，時間有限。所以，當旁人前來盜取你的寶貴時間時，要懂得斷然的說「不！」。
譬如說，你正在寫報告，忙的焦頭爛額之際，他人卻跑來盜取你的時間，聊一些無關痛癢的話；像是，前幾天職業棒球的比賽結果啦、相撲的比賽結果啦等等，就是屬於這種無意義的閒聊。
這時，若是意志較弱的人，就會不得已的與他人大聊了起來。但是，如果你學會對對方斷然的說：「不」，並告訴對方：「三點之前我必須繳出這分報告不可，所以待會兒再聊吧！」
這麼一來，應該就可以排除掉「時間小偷」的拜訪了。
(12) 「今日事今日畢」
當你回到家中，打算處理一些未完成的工作時，倘若工作的環境並非整然有序，大多結果就會變成看看電視，或是被老婆派去跑腿買東西，或是喝點小酒後就睡著的這些情況吧。
就算是你打算在看完想看的電視節目後，再去處理工作，但卻已是夜半時分了，結果是什麼事都沒做的一個晚上就結束了。這樣的經驗，我想，任何人都有過一次或兩次吧。
結果是，即使有些勉強也要留在公司加班，把工作全部處理完，這反而還比較有效率。從時間管理的層面來看，處理工作時所花費的時間，必須要和花在家庭上，或是花在閒暇上的時間明確清楚的做出畫分。
(13) 不要太過吹毛求疵的要求完美
有一種人是，不管做任何事情，若不全部完成就會耿耿於懷的神經質型的人。這種人即使是看書，如果不從頭到尾讀完的話，大概就無法平心靜氣。
不過，假使你是為了求得知識而去閱讀書籍，其實，只要閱讀能夠獲取知識的部分文章也就可以了。這時候，跳著閱讀的重要部分就非常足夠你使用了。一些比較不重要的部分文章可以省略不讀。
在工作方面亦是同樣道理，要去養成一個只處理必要的工作之習慣。
(14) 把每天的工作目標設定在「能力範圍之內」
據說壓力這種東西是，只要工作不順遂、無法順利完成時，就會莫名的產生。
換句話說，壓力並不是因為疲勞或其他因素所造成的，而是因為事情沒去處理，或是事情無法處理等等原因，導致心中有太多亂七八糟的心緒、煩惱而產生的結果。
情緒不安或壓力是由於，某些無法估計可行性、可能性的困難問題，或是束手無策的大型課題所造成的。
因此，只要能將每日的工作目標，設定在可能實行的範圍之內，便能獲得令人滿足的達成就感，也就是說，這種「終於做完了」的安心感，是能夠紓解壓力、減輕壓力的。
所以，要養成一個習慣，在每天下班回家前，至少要帶著一個「今日事已今日畢」的心情再回家去。這麼一來，因為工作尚未完成的因素，所引起的壓力和疲勞，也就可以煙消雲散了。
(15) 即使延遲動手的時間也必須去做之事
不詳加考慮就貿然行事的話，一定會造成重新處理的後果，結果有可能反而多花了兩倍或三倍的時間，去處理同樣的一件事。所以說，規畫好計畫之後再去行動，是極其重要的步驟。
況且，很少有事情真的會緊急到，連思考決定的時間都沒有的程度。
當然，如果目標非常明確、也很瞭解應採取的手段時，當下就必須下決定，並且馬上進行。
因此，經過思考之後再行動的這件事情，並不是要你花很長的時間去思考，而是盡量去養成短且有效率的思考時間的習慣，這才是重點所在。而這樣的能力，可說是管理時間的達人們，所擁有的共通點。
※ 本文為【早上三小時完成一天工作】之精華書摘，摘錄自本書第一百二十二頁。
書名：早上三小時完成一天工作
作者：箱田忠昭，Hakoda Tadaaki
出版：春光出版公司
所謂的「時間管理」，簡單扼要的說，就是巧妙地運用時間，排除掉不必要、浪費的事件。「不必要的時間」也就是「時間小偷」，為了排除這些不必要的事件，可用以下的十五個方法來處理。
(1) 將「日常例行事務」集中後，一口氣完成
每天必須得處理的事情，譬如：像例行會議，郵寄物的處理，與小組成員開會討論當日的行事曆，或者是寫回信等，日常性、經常性的工作內容，也就是預先把處理「日常事務」的時間預給決定好。
亦即是說，將早上九點開始至十點左右的時間，訂為處理日常事務的時間。並且，先將必須處理的工作列成清單，將這分清單放在隨手可取的地方，然後從第一項開始進行處理。
只要能養成這樣的習慣，便可預防沒經考慮的突發之舉，還可以預防該做的沒做，而導致後來引起麻煩問題的風波。
(2) 重要的工作在「中午之前」處理好
這個意思是說，在頭腦的活動處於最佳狀況的時候，去處理最重要的工作。
基本上來說，起床後的三個小時到六個小時的這段時間，是頭腦的活動最為活潑的時候。
這通常是指中午之前的時段，因此，最好是將最困難的工作、最重要的工作、最大型的工作等，設定在中午之前去處理。
而後，將一些頭腦無須太大負擔、不太重要的工作，分配給下午的時間，這才是上上之策。
(3) 所有的工作都要「設定處理期限」
從心理學上的觀點來說，將所有的工作設定期限，是一個可以提高工作效率及生產性的好方法。理由何在呢，因為只要設定了期限，人就能夠朝著那個方向，傾注所有的努力以期在時間內完成。
假使你將工作交給某人時說：「隨時都行，有空時請處理一下！」那很可能始終都無法完成。但只要設定了一個「某月某日某時之前要完成」的明確期限，他便會將此視為一個義務，並且對何時必須要完成的期限有所掛心。
我來說個有關拿破崙的小故事。拿破崙手上有個非常非常重要的工作，於是他喚來副官，命令副官去指派某個人來處理這件事情。
副官恭謹地說：「是，遵命。那麼我去找個有空的人，叫他去做這件事！」
拿破崙一聽，勃然大怒，並說了以下的話：「你在胡說什麼啊！不是找手上有空的，而是要把這件事交給最忙的去做！
因為最忙的人應該是最懂得如何巧妙的去管理時間，所以也應該會在期限內完成工作。手上沒工作的人，都是用那種哪天再來處理的態度，所以總是無法遵守期限！」
(4) 從較困難的工作開始處理
每個人的手上一定會有一些，較困難的工作、不想做的工作、無趣的工作、但卻不得不做的重要工作。
如果把工作往後拖延的話，這件事卻老是占據在腦子裡：「不趕緊處理不行，遲了可該怎麼辦？！」搞得自己情緒不安，連創造力和工作能力也都減退了不少。
就算把不得不做的工作往後延，也不會讓你變得更輕鬆。這並不是要你「先憂後樂」，而是要去養成一個，先把困難的工作處理完成，然後再慢慢的去處理較輕鬆的工作的習慣。
(5) 簡單的工作可以擺到後頭再處理
人往往傾向於先去處理如，現在不馬上去做也無所謂的小事，或是不太重要的事情等這些較為輕鬆的工作。
不過，最好盡量養成把這種的較簡單的工作擺到後頭去處理的習慣。而往往這種所謂的「問題」的工作，幾乎百分之八十都是只要放置一段時間後，便自然而然的解決掉了。
(6) 總檢點「時間的障礙物」
倘若你總是無法巧妙的去管理時間，那麼就必須徹底的調查到底原因是什麼。
譬如說，如果經常會睡過頭，那原因何在呢？是不是前一晚看電視看得太晚了，還是晚上小酌時超過量了。
分析出可能成為此原因的障礙物之後，最重要的還是，要努力去排除、解決這個問題。
譬如說，如果你經常會被那種突然跑來拜訪的推銷員，奪走了寶貴的時間，那麼就得好好思考，該如何做才能排除這種出其不意的推銷拜訪。
你可以訂出一個像是，幾點到幾點為止是會客的時間。或者是，跟同事講好，只要客談超過十分鐘的話，請同事用「會議要開始了」的方法打斷來客的長舌。
諸如此類，請同事幫忙倒也不失為一個好法子。
總之，將「時間小偷」的原因逐一分析後，再針對這些原因擬出對策才是重點所在。
(7) 創意點子最好是固定紀錄在同一個地方
有時候在搭車或是走路這種意想不到的時刻裡，突然靈機一動的浮現出創意點子。不過，就算你想去記住剛剛想起的點子，等你抵達公司時大概都已經忘的差不多了。
因此，要養成一個習慣，只要創意點子一浮現，就馬上紀錄下來。
這時呢，比方說可以在記事本的每日計畫中設置一個「創意欄位」，養成一個把你所想到的任何事情寫入創意欄的習慣。這麼一來，就不會輕易忘記了。
沒寫下來的事情總是容易遺忘，這就是我們身為人類的一種壞習性。
然後，將所寫下來的創意點子做定期性的點檢，能夠去實行的東西便盡力實行。
養成一個把所有靈機一動的點子寫下來的習慣。藉由此舉，我們不但能防止因忘記而引起煩躁不安的情緒，而且對創意點子的整理也有不小的幫助。
(8) 工作一定要處理到「剛好可停手的段落」
假使你正在看書，看到文章中途卻跑去處理其他的工作的話，下回再繼續閱讀時大概又得從頭開始看起了。
因此，當你要進行下一個工作時，不管是文書資料、書籍或是工作，一定要養成一個習慣，在正好可以作為一個段落之處將工作結束。
倘若你能養成盡量將工作在告一個段落時結束的習慣，那麼，就不會忘記前後的脈絡，或是失去全體性的展望等。此外，還可以避免因為要習慣新工作，而浪費掉的時間。
(9) 要經常去設定「休憩時間」
這個動作與第三項的「所有的工作都要設定處理期限」可說是互通聲氣。比方說，事先決定好一到三點就喝個茶、吃個點心休息一下。因為這個動作能讓你訂出一個，在三點之前盡量去完成大部分的事情的目標。
然後，從三點到三點十分，休息十分鐘之後，再去決定下一個要休息的時間。在這段時間內，盡可能的去設定許多目標，決定出每項工作的處理順序。
就像這樣，長時間的工作一定要作分割，然後定出短暫的休憩時間。
另外，如果遇到工作的預定進度不如己意，或是必須互相討論的事情，而對方一直無法挪出時間，又或是討論必須要用到的資料無法準備妥當等的種種狀況時，無須猶豫，馬上就把那個時候當成休憩的時間。
亦或是將那些準備資料的十分鐘之前置時間，拿去處理其他的工作。也就是說，把十分鐘可以處理的工作列成清單，若空餘時間可以去處理那些清單上的工作的話，當然就可以更有效率的活用時間了。
(10) 能夠委任他人處理之事，便交由他人負責
盡量將日常例行公事等的工作，交由部屬去處理。因此，必須將應交付給部屬的工作列成清單，將會讓工作在分配時，進行的較為快速。
其次，盡量養成一個習慣，他人能夠處理的事情，便委任他人去處理。因為這個動作，能夠讓你避免與同僚、部屬，重複處理相同的工作，或是忘記去處理。
(11) 無意義的閒聊要斷然說「不」
人生苦短，時間有限。所以，當旁人前來盜取你的寶貴時間時，要懂得斷然的說「不！」。
譬如說，你正在寫報告，忙的焦頭爛額之際，他人卻跑來盜取你的時間，聊一些無關痛癢的話；像是，前幾天職業棒球的比賽結果啦、相撲的比賽結果啦等等，就是屬於這種無意義的閒聊。
這時，若是意志較弱的人，就會不得已的與他人大聊了起來。但是，如果你學會對對方斷然的說：「不」，並告訴對方：「三點之前我必須繳出這分報告不可，所以待會兒再聊吧！」
這麼一來，應該就可以排除掉「時間小偷」的拜訪了。
(12) 「今日事今日畢」
當你回到家中，打算處理一些未完成的工作時，倘若工作的環境並非整然有序，大多結果就會變成看看電視，或是被老婆派去跑腿買東西，或是喝點小酒後就睡著的這些情況吧。
就算是你打算在看完想看的電視節目後，再去處理工作，但卻已是夜半時分了，結果是什麼事都沒做的一個晚上就結束了。這樣的經驗，我想，任何人都有過一次或兩次吧。
結果是，即使有些勉強也要留在公司加班，把工作全部處理完，這反而還比較有效率。從時間管理的層面來看，處理工作時所花費的時間，必須要和花在家庭上，或是花在閒暇上的時間明確清楚的做出畫分。
(13) 不要太過吹毛求疵的要求完美
有一種人是，不管做任何事情，若不全部完成就會耿耿於懷的神經質型的人。這種人即使是看書，如果不從頭到尾讀完的話，大概就無法平心靜氣。
不過，假使你是為了求得知識而去閱讀書籍，其實，只要閱讀能夠獲取知識的部分文章也就可以了。這時候，跳著閱讀的重要部分就非常足夠你使用了。一些比較不重要的部分文章可以省略不讀。
在工作方面亦是同樣道理，要去養成一個只處理必要的工作之習慣。
(14) 把每天的工作目標設定在「能力範圍之內」
據說壓力這種東西是，只要工作不順遂、無法順利完成時，就會莫名的產生。
換句話說，壓力並不是因為疲勞或其他因素所造成的，而是因為事情沒去處理，或是事情無法處理等等原因，導致心中有太多亂七八糟的心緒、煩惱而產生的結果。
情緒不安或壓力是由於，某些無法估計可行性、可能性的困難問題，或是束手無策的大型課題所造成的。
因此，只要能將每日的工作目標，設定在可能實行的範圍之內，便能獲得令人滿足的達成就感，也就是說，這種「終於做完了」的安心感，是能夠紓解壓力、減輕壓力的。
所以，要養成一個習慣，在每天下班回家前，至少要帶著一個「今日事已今日畢」的心情再回家去。這麼一來，因為工作尚未完成的因素，所引起的壓力和疲勞，也就可以煙消雲散了。
(15) 即使延遲動手的時間也必須去做之事
不詳加考慮就貿然行事的話，一定會造成重新處理的後果，結果有可能反而多花了兩倍或三倍的時間，去處理同樣的一件事。所以說，規畫好計畫之後再去行動，是極其重要的步驟。
況且，很少有事情真的會緊急到，連思考決定的時間都沒有的程度。
當然，如果目標非常明確、也很瞭解應採取的手段時，當下就必須下決定，並且馬上進行。
因此，經過思考之後再行動的這件事情，並不是要你花很長的時間去思考，而是盡量去養成短且有效率的思考時間的習慣，這才是重點所在。而這樣的能力，可說是管理時間的達人們，所擁有的共通點。
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